¿Qué hace el director de Proyectos?

Una de mis capacidades adquiridas a lo largo de mis años de experiencia en IT, es la Dirección de Proyectos, tanto propios como en Outsourcing para mis clientes, en este post me gustaría perfilar en qué consiste este trabajo y cuales son las funciones del Director de Proyecto dentro de una organización.

Según wikipedia:

Un gestor de proyecto, también conocido con el término gerente de proyecto, director de proyecto, líder de proyecto o encargado de proyecto, es la persona que tiene la responsabilidad total del planeamiento y la ejecución acertada de cualquier proyecto. Este título se utiliza en la industria de la construcción, la arquitectura, el desarrollo de software y en diversas ocupaciones que se basan en la generación o manutención de un producto.1​

El gerente de proyecto debe poseer una combinación de habilidades, incluida una gran capacidad inquisitiva, de detectar asunciones sin especificar y de resolver conflictos interpersonales. Una de sus tareas más importantes es el reconocimiento de los riesgos que afectan directamente las probabilidades de éxito del proyecto, y la constante medición, formal e informal, de dicho riesgo a lo largo del ciclo de vida del proyecto. El riesgo se presenta mayormente como incertidumbre. El gerente de proyecto acertado es aquel que enfoca esto como preocupación principal. La mayor parte de los problemas que afectan un proyecto se relacionan de un modo u otro con un riesgo. Un buen gerente de proyecto puede reducir los riesgos significativamente, y a menudo se adhiere a una política de comunicación abierta, asegurándose de que cada participante significativo tenga la oportunidad de expresar sus opiniones y preocupaciones. Un gerente de proyecto es el responsable de tomar las decisiones necesarias de manera tal que el riesgo sea controlado y la incertidumbre se reduzca al mínimo. Cada decisión tomada por el encargado de proyecto debe involucrar un beneficio directo hacia el proyecto. https://es.wikipedia.org/wiki/Gestor_de_proyecto

El director del proyecto, como gestor, es responsable de asegurar que todos los integrantes del equipo conocen su rol y saben ejecutarlo, cuentan con los medios disponibles para hacerlo y con la información necesaria para comprender el alcance y limitaciones de cada tarea y actividad en la que intervendrán de forma activa.

Responsabilidades del director de proyectos

La responsabilidad del director de proyectos se podría resumir en la función de satisfacer necesidades. Tanto las necesidades que las tareas requieren, como las necesidades del equipo y las necesidades individuales de los miembros que lo integran.

El director de proyecto se convierte así en el nexo de unión entre una estrategia a seguir y un equipo que debe seguirla. Por tanto, debe adaptar la estrategia al equipo y el equipo a la estrategia para que ambos caminen juntos hacia el éxito del proyecto.

En resumen:

• Desarrollar el plan del proyecto.
• Establecer prioridades.
• Coordinar.
• Actuar como interlocutor ante promotores, accionistas, cliente y también ante los equipos de trabajo y participantes en el     proyecto.
• Propiciar la comunicación y velar por el mantenimiento de los canales.
• Gestionar a los equipos.
• Gestionar las compras y los proveedores.
• Gestionar el riesgo.
• Confeccionar, actualizar y monitorizar el plan de proyecto.
• Evaluar y monitorizar la calidad.
• Gestionar el presupuesto del proyecto.
• Gestión los conflictos que se puedan presentar.
• Hacer un seguimiento del desarrollo de proyecto en su fase de ejecución.
• Motivar a los equipos.
• Ejecutar acciones correctoras cuando sea necesario.

Un enfoque más específico, permite estructurar por fases las funciones del Director para obtener una perspectiva más realista de lo que es Dirección de Proyectos:

1. Inicio del Proyecto

• Definir el proyecto creando documento donde se recojan el alcance del proyecto, cronograma y presupuesto.
• Obtener la aprobación del patrocinador del proyecto.
• Identificar a los interesados en el proyecto, sus funciones y responsabilidades.
• Realizar un análisis de la viabilidad del proyecto.

2. Estrategia de Planificación

• Desarrollar, evaluar y seleccionar la estrategia adecuada para el proyecto, teniendo en cuenta el rendimiento, coste, tiempo  y limitaciones de alcance.

3. Implementación del plan de proyecto

• Crear cronograma del proyecto sobre la base de alguna de las metodologías para la gestión de proyectos.
• Desarrollar el plan de comunicación.
• Elaborar el plan de gestión del riesgo.

4. Ejecución y control de proyecto

• Dirigir el plan.
• Ejecutar las acciones necesarias para su puesta en marcha.
• Hacer un seguimiento del progreso del proyecto.
• Monitorizar tiempos, costes, calidad y riesgos.

5. Entrega de proyecto

• Proceder a la finalización y entrega de proyecto.
• Recopilar lecciones aprendidas.

Competencias del gestor de proyectos

El director de proyectos debe compaginar habilidades generales en materia de gestión con habilidades específicas del área a la que se dedica el proyecto que se desea gestionar. Por tanto, las competencias de un director de proyectos se deben agrupar en tres aspectos:

Tanto de la gestión de proyectos en general como de los aspectos relativos a la gestión del proyecto en particular.

Desempeño: Director de proyectos apasionado por un proyecto estimulante es una importante garantía de éxito. Un director de proyectos toma las metas del proyecto como metas propias y consigue transmitir este sentimiento al resto del equipo, lo que los motiva a todos a trabajar juntos para conseguir alcanzar la meta.

Comprenden las aptitudes de liderazgo, la habilidad para la relaciones interpersonales y otros características que permitan desarrollar la confianza y comunicación entre los miembros del equipo.

Junta todas estas capacidades personales, un buen director de proyectos es aquel que es capaz de utilizar las mejores herramientas de software disponibles para optimizar su trabajo y el de su equipo.

El Cronograma, la herramienta básica del Director de Proyectos

Proceso cíclico: para hacer el cronograma debemos seguir un proceso que requiere de diferentes iteraciones, ya que está influenciado por el resultado de la planificación de ostros aspectos del proyecto (riesgos, recursos, etc.), y por las limitaciones existentes. Proceso por fases: no siempre es posible hacer el cronograma en detalle de todo el proyecto, lo que implica que se deberemos realizar una planificación por fases. En esta, la planificación en detalle de cada fase se realiza al comienzo de la fase, usando la información que va creándose a medida que avanza el proyecto. Consensuado y aceptado: es importante hacer el cronograma junto con expertos y el equipo del proyecto, ya que estos son los que mejor saben cuánto se tarda en efectuar una determinada tarea. A parte, hacer el cronograma cojuntamente con el equipo facilita su aceptación y compromiso con los plazos indicados, lo que facilitará su cumplimiento. Nivel de detalle del cronograma: ¿Tiene sentido que un proyecto de 2 años de duración se planifique en segundos? ¿Y que uno de 5 días se planifique en semanas? Claramente no. ¿Pero cuál es la unidad de tiempo adecuada a considerar en el cronograma? En algunos textos se recomienda que la unidad de tiempo del cronograma sea del orden del 2-3% de la duración total.

Hacer el cronograma. Pasos principales

Crear la lista de actividades: a partir de los paquetes de trabajo unitarios definidos en la Work Breakdown Structure (¿Qué es la WBS?) se pasa a definir las tareas necesarias para completar cada uno de ellos. Es recomendable que la definición de las tareas se haga junto con expertos o el equipo del proyecto. La diferencia entre la WBS y la lista de actividades que creamos en este paso es que la primera muestra la descomposición del alcance (él QUE), y la segunda las tareas necesarias para completar este alcance (él COMO). Aunque ambas están estrechamente relacionadas, pueden haber diferentes formas de llegar a un mismo objetivo, así mientras el alcance es fijo y un compromiso del proyecto (WBS), las tareas no lo son. Crear diagrama de actividades: una vez definidas el conjunto de tareas que componen el proyecto, estas deben ordenarse en función de las relaciones de precedencia y antecedencia oportunas, las cuales pueden ser de carácter obligatorio o no. De esta forma las tareas pueden ordenarse según cuatro tipos de relaciones Fin – Comienzo: la segunda tarea no puede empezar hasta que acaba la primera. Es la relación más habitual. Comienzo – Comienzo: la segunda tarea empieza al mismo tiempo, o con un cierto desfase, que la primera. Comienzo – Fin: la primera tarea comienza al mismo tiempo, o con un cierto desfase, respecto al final de la segunda. Fin – Fin: la segunda tarea finaliza al mismo tiempo, o con un cierto desfase, que la primera Definir los recursos: Una vez conocidas las tareas, el siguiente paso es definir los recursos necesarios para cada una de ellas, tanto a nivel de las características que deben tener como de su la disponibilidad. Esto es importante por los siguientes motivos:

• La disponibilidad de un determinado recurso en un momento concreto puede ser un riesgo para el proyecto.
• El plazo de una tarea depende del recurso que la ejecutará, debido a que diferentes recursos pueden tener diferentes niveles de rendimiento, y diferentes disponibilidades.

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