Os presento un interesante post remitido por nuestro nuevo colaborador, Paco Martinez, especialista en nuevas tecnologías (ERP y cloud computing) y aficionado al marketing (diseño, branding..). Su pasión: "transmitir mis conocimientos a través de Internet"
Requisitos para el éxito en la implantación y amortización de un software de gestión
El mercado internacional prima sobre todo la competitividad y la flexibilidad en las empresas para mantenerlas a flote. Sin competitividad, no existe la posibilidad de éxito. Por eso, las compañías son conscientes de la necesidad de innovar constantemente tanto en los procesos de gestión interna del día a día, como en la tecnología más puntera que ayude a aumentar la productividad. La implantación de herramientas de gestión empresarial y de software de gestión especializado, como el ERP o el CRM, se han convertido en el principal recurso de las empresas para afrontar esta nueva realidad. Pero este tipo de software de gestión no asegura el éxito por sí solo. Necesita estar acompañado de una buena dirección de proyecto (Project management), de unos factores vinculados con el diseño y planificación de la implantación, de una metodología adecuada (Sure Step) y, por último, de unos profesionales competentes.
El Project management
El momento en que una compañía decide tomar la decisión de implantar un software de gestión para optimizar sus procesos internos, debe ser muy consciente de que el proyecto será complejo y necesitará asesoramiento técnico. Es lo que se conoce como Project management. O lo que es lo mismo, un contrato de consultoría y asistencia formalizada con el proveedor o con un consultor especializado de soluciones ERP y CRM. Este consultor deberá asesorar, planificar y ejecutar de la manera más sencilla y efectiva posible todo el proceso.
Algunas de las habilidades que un Project manager debe poseer para llevar a cabo todo el proceso son las siguientes:
- Experiencia en la gestión y optimización de proyectos
- Capacidad de liderazgo y de gestión de equipos
- Habilidades comunicativas para hacer llegar a todos los niveles las necesidades técnicas del sistema de gestión empresarial
- Conocimientos de metodologías de implantación agile, como por ejemplo Sure Step, la más recomendada para Microsoft Dynamics NAV
6 factores críticos para el éxito de un software de gestión
Algunos de los aspectos que se citan a continuación son imprescindibles a la hora de maximizar las posibilidades de éxito en la implantación de un programa de gestión empresarial ERP o CRM en el seno de una compañía. Es importante, por lo tanto, introducirlos en la estrategia de implementación desde el inicio. De no hacerlo, se corre el riesgo de de alargar los plazos, lo que siempre conlleva costes adicionales imprevistos, roces entre el equipo, una disminución de confianza en el proceso y en el Project manager y por supuesto, una pérdida de visión respecto a los objetivos a cumplir.
Los 6 factores críticos son los siguientes:
- Justificación: la decisión de implantar un software de gestión ERP o CRM en una empresa debe estar bien meditada y justificada, ya que su realización conlleva tiempo y dinero
- Gobernabilidad: las fases de las que se compone la instalación de un software son siempre la evaluación, la ejecución y la operación. En todas ellas, debe haber una supervisión por parte de los responsables de la compañía para no perder el objetivo real propuesto en el planteamiento de la estrategia.
- Especificaciones funcionales: las funciones que deberá realizar el ERP o el CRM tras su implantación deben de estar debidamente especificadas con un nivel de detalle alto, para administrar todos los datos y procesos del sistema administrado.
- Especificaciones técnicas: se debe establecer una arquitectura ERP y CRM adecuada, así como una infraestructura que ayude a gestionar el equipamiento y planificar todo el proceso.
- Metodología: llevar a cabo la implantación mediante una metodología adecuada, como Sure Step para Microsoft, es otro de los requisitos para no alargar plazos ni obtener escollos durante el proceso. Realizar una fase de documentación y análisis, de pruebas, de ciclos de QA y un acompañamiento son factores clave.
- Gestión del cambio: las personas son las destinatarias de un software de gestión de este tipo y, por lo tanto, su adaptación y formación es básica para obtener un resultado óptimo en el proceso de implementación. Según algunos estudios, la resistencia al cambio por parte del personal puede suponer el 50% de posibilidades de fracaso en la implantación del software.
Profesionales involucrados con el software de gestión CRM
Como se ha mencionado anteriormente, son los profesionales los destinatarios del software de gestión, tanto ERP como CRM. Son ellos los encargados de hacer funcionar el programa de gestión y de amortizar su inversión. Por eso, es importante que las compañías cuenten con personal adecuado para desarrollar toda la estrategia necesaria para la consecución de objetivos. Para un CRM, por ejemplo, será necesario contar con:
- Un Online marketing manager: parte de sus responsabilidades estarán relacionadas con la gestión y optimización del CRM. Realización de microsites y de campañas de productos en coordinación con el software de gestión CRM y el equipo encargado de su supervisión.
- Un web master: que se encargará, entre otras muchas funciones, de desarrollar los programas CRM, de emailing y de newsletter.
- CRM & eMailMkt manager: entre otros muchos aspectos, este profesional deberá ser el encargado de definir e implantar el CRM y definir la estrategia de venta en todos los canales.
